皆さんこんにちは。 デジタル仕事術研究家の中（kojinaka）です。
Gmailをお使いの方が多いと思います。Gmailは迷惑メールフィルタが素晴らしくて、SPAMに悩まされることがなくなる、もともとそう言われてきました。
しかし、知らない間に、SPAMとは言えないものの、なんだかよく分からないプロモーションメルマガが沢山送られてくるようになって（私も送ってます。スミマセン😁）、肝心の読まないといけないメールが埋もれてしまっている。そんな方も多いと思います。
そんな方にオススメしたいのが、「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」のカテゴリー機能です。
このカテゴリー機能とは、FacebookとかTwitterからのメールが「ソーシャル」に、メルマガっぽいのが「プロモーション」に、内容から自動的に判断されて分別されて、ちょっと便利だなあくらいに考えられている方が多いと思います。
しかし、もっとうまくチューニングすると、Gmailの受信トレイをすっきりさせて、本当に大事なメールだけをメインに表示させることができるようになるんです。手順をご説明します。
（１）3つのカテゴリーを表示させる
Gmailの「すべての設定を表示」というメニューの中に、「受信トレイ」というメニューがあります。ここでカテゴリの表示の有無を切り替えることができます。まあ「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」の3つで良いと思います。「フォーラム」をONにしてもいいですが、あまり多くても切り分けが難しくなるので、OFFでいいと思います。「新着」はよく分かりませんが僕は使用してません。
（２）「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」を定義し直す
自分なりの使い分けとして
「メイン」＝すぐに読む必要があるもの
「ソーシャル」＝暇なときに読めばいいもの
「プロモーション」＝読まなくても困らないもの
と定義し直します。
残念ながら、「メイン」「ソーシャル」「プロモーション」の名称は変更できないようです。ですから名称はこのままで行きます。
（３）メールが届くたびにチューニングしていく
個別のメールが届くたびに、「あ、こんなメールは読まなくてもいいからプロモーションに入れとこう」とか、「おや、このメールは大事なんだからメインだよ」とか、いろいろ思うことがあると思います。そうしたら、そのメールのタイトルをつかんで、ずりずりとドラッグしてそのカテゴリの上でマウスを離して、そのカテゴリに移動します。
そうすると、こんな確認画面が出てきますから、「はい」を押します。こうすることで、次回から、同じようなメールが届いたら自分の望むカテゴリに自動的に入るようになります。
別にFacebookやTwitterから届いたメールだからといって「ソーシャル」に入れないといけないわけではないのです、不要なのであれば「プロモーション」に入れていいのです。
また、単純にFrom行で振り分けるのではなく、もっと細かな条件設定により振り分けたい場合には、以前からある「フィルター機能」を使ってカテゴリに振り分けることもできます。
（このフィルターを設定する画面、ご存知ですよね？めちゃくちゃ便利ですよ）
（４）本当に不要なメールは配信停止する
このようにすることで、かなり受信トレイがスッキリしてくることと思います。
そのうえで、プロモーションのカテゴリに入ってくるメールに関して、これは全く自分には関係ないなあと思うものについては、配信停止することをオススメします。
ここで一つ注意してほしいのは、明らかなSPAMは配信停止してはいけないということです。詐欺メールやアダルトメールなどの類です。そういうものは無作為にメールを送っているものであり、真面目に配信停止の操作をすると「おや、このメールはちゃんと受け取ってもらえているんだな」と認識されて、さらにSPAMが増える可能性があります。ですから、明らかなSPAMについては配信停止するのではなくて「迷惑メールを報告」することをオススメします。それにより次回から迷惑メールフィルタに入るようになることでしょう。
（５）これによりスマホの通知も減少します
実はこのように受信トレイを整理するメリットとして、スマホの通知が減るということがあります。「ソーシャル」「プロモーション」にメールが届いた場合には、スマホに通知がされなくなるのです。ですから、大事なメールだけにしっかりと対応できるようになります。
Gmailについては、最初は良かったけど不便になってきたとか、技術の進歩に追いついていないとか、最近はそういう評価もちらほら見かけますが、私としては依然としてメインに使用してますし、このカテゴリ機能は自動認識とチューニングの組み合わせがすごくいい塩梅だなあと思って、皆様にもオススメしたいと思いました！
この情報が役立ったと思っていただけた方は、
下記の「いいね！」ボタンを押してくださいね！
0 件のコメント :
コメントを投稿